基本方針
一般社団法人長崎出島まちづくり研究所（以下「本法人」）は、空家等管理活用支援法人としての業務をはじめとする活動において取得する個人情報を、関係法令及び本法人が定める個人情報管理規程に従い、適正に管理します。（※2026年7月27日現在、空家等管理活用支援法人の指定申請中です）
個人情報の取得・利用目的
空き家等に関するご相談・お問い合わせへの対応／会員（正会員・賛助会員・特別会員）の管理及び連絡／空家等の所有者等の探索（長崎市からの委託等に基づく場合）／調査研究・普及啓発活動に関するご案内
個人情報の管理（ハード面の措置）
- 書面による個人情報（相談記録・所有者情報・調査報告書等）は、施錠可能なキャビネットまたは金庫に保管します。
- 事務所の入口には施錠を徹底し、部外者が個人情報に接触できない環境を維持します。
- 廃棄する書類はシュレッダーによる裁断または専門業者による廃棄を行います。
個人情報の管理（ソフト面の措置）
- 電子データによる個人情報はパスワード設定済みのフォルダに保存し、役員のみがアクセスできるものとします。
- クラウドサービスを利用する場合は、二段階認証を設定し、定期的にパスワードを変更します。
- 外部へメールを送信する際は、宛先誤送信防止のため送信前確認を徹底します。
- 個人情報の取り扱いに関する内部規程（個人情報管理規程）を別途定め、役員全員が遵守します。
- 業務委託先に個人情報を提供する場合は、守秘義務条項を含む契約を締結します。
- 役員及び業務従事者に対し、個人情報保護及び守秘義務に関する研修又は確認を年1回以上実施します。
第三者提供について
長崎市空家等対策の推進に関する法令に基づき提供を受けた所有者等関連情報を連携事業者等へ提供する場合は、あらかじめ本人の同意を得たうえで、提供先・提供内容・提供目的及び提供日を記録します。上記の場合を除き、ご本人の同意なく個人情報を第三者に提供することはありません。
業務記録の保管期間
相談記録・調査報告・委託契約書等の業務記録は、少なくとも5年間保管します。
苦情・お問い合わせ窓口
個人情報の取り扱いに関するご意見・お問い合わせは、代表理事が受け付け、内容を記録のうえ誠実に対応します。対応が困難な事案については、長崎市建築部住宅政策室に相談・報告のうえ対応します。
- 電話：090-9489-1516（馬見塚）
- メール：jm_nagasaki@icloud.com（馬見塚）
制定日
2026年7月27日制定